Perché la WBS è fondamentale nel Multi Project Management?
Quando un’azienda gestisce più progetti contemporaneamente il rischio è che attività e risorse si sovrappongano, creando ritardi e inefficienze. Una gestione efficace richiede una suddivisione chiara dei progetti in parti più piccole e facilmente controllabili.
Ecco dove entra in gioco la Work Breakdown Structure (WBS): uno strumento che permette di scomporre un progetto in attività ben definite, facilitando la gestione delle risorse e il monitoraggio dell’avanzamento.
Ma cos’è esattamente la WBS e come può aiutarti a organizzare i tuoi progetti in modo più efficace?
Cos’è la Work Breakdown Structure (WBS)?
La Work Breakdown Structure (WBS), o struttura analitica di progetto, è un metodo di suddivisione di un progetto in fasi, attività e sotto-attività, creando una rappresentazione gerarchica del lavoro da svolgere.
Obiettivo principale: Rendere i progetti più facili da pianificare, monitorare e gestire, evitando sovrapposizioni e inefficienze.
Una WBS ben strutturata si basa su questi principi:
✔ Suddivisione gerarchica → Il progetto viene spezzato in blocchi più piccoli, dalle fasi principali fino ai singoli compiti.
✔ Orientamento ai deliverable → Ogni elemento della WBS rappresenta un risultato concreto e misurabile.
✔ Nessuna sovrapposizione → Ogni attività ha un ruolo ben definito, evitando duplicazioni di lavoro.
🔹 Esempio pratico: Se un’azienda di automazione industriale deve realizzare una nuova linea produttiva, il progetto verrà scomposto in:
- Progettazione dell’impianto (specifiche tecniche, disegni CAD)
- Produzione dei componenti (lavorazioni meccaniche, assemblaggi)
- Installazione e collaudo (test funzionali, messa in servizio)
- Formazione del personale (manuali operativi, training)
Ogni fase viene poi suddivisa ulteriormente fino a ottenere un livello di dettaglio adeguato per una gestione efficace.
Come si integra nel Multi Project Management?
Nel Multi Project Management più progetti vengono gestiti contemporaneamente, con risorse spesso condivise tra diverse attività. La WBS aiuta a strutturare ogni progetto in modo chiaro, permettendo di:
✅ Evitare la dispersione delle risorse → Suddividendo il lavoro in attività definite è più facile allocare risorse senza sprechi o sovraccarichi.
✅ Migliorare il monitoraggio dell’avanzamento → Ogni sotto-attività ha un proprio stato di completamento, semplificando il controllo dei progressi.
✅ Facilitare la pianificazione e la gestione del tempo → Con una WBS ben costruita le dipendenze tra attività sono più chiare e prevedibili.
✅ Aumentare la collaborazione tra team → Ogni gruppo di lavoro sa esattamente su cosa concentrarsi, senza interferenze tra progetti diversi.
🔹 Esempio pratico: Un’azienda che produce stampi per iniezione plastica sta gestendo tre progetti contemporaneamente, ognuno con tempistiche diverse. Senza una chiara suddivisione del lavoro, i progettisti rischiano di rallentare la produzione, il reparto qualità non riceve indicazioni precise e la logistica si trova a dover gestire imprevisti dell’ultimo minuto.
Con una WBS, invece, tutto è organizzato:
✔ I progettisti lavorano su specifiche definite per ogni progetto.
✔ Il team produzione riceve un piano chiaro di lavorazione e priorità.
✔ La logistica sa esattamente quando e come gestire le consegne.
Risultato? Meno stress, più produttività e progetti sempre sotto controllo.
Come creare una Work Breakdown Structure in 3 passaggi
Se vuoi implementare una WBS efficace nella tua azienda, segui questi tre passaggi:
1️. Identifica gli obiettivi del progetto
🔹 Chiediti: Quali sono i deliverable principali che il progetto deve produrre?
Definisci chiaramente i risultati attesi e gli obiettivi chiave, in modo che la WBS sia orientata ai risultati concreti.
Esempio: Se l’obiettivo è sviluppare una nuova linea di stampaggio, i deliverable potrebbero essere:
✔ Progettazione degli stampi
✔ Realizzazione delle attrezzature
✔ Installazione e test di produzione
2️. Scomponi il progetto in fasi e attività
🔹 Partendo dagli obiettivi, suddividi il progetto in fasi principali e poi in sotto-attività sempre più dettagliate.
Esempio per un’azienda metalmeccanica:
| Fase | Sotto-attività |
|---|---|
|
1. Progettazione dello stampo |
Definizione specifiche, progettazione CAD, approvazione cliente |
|
2. Produzione dello stampo |
Lavorazioni CNC, trattamenti termici, controlli dimensionali |
|
3. Test e validazione |
Test stampaggio, ottimizzazione parametri, certificazione qualità |
|
4. Installazione presso il cliente |
Consegna, messa in opera, formazione operatore |
Consiglio pratico: Ogni sotto-attività deve essere misurabile e assegnabile a un team specifico.
3️. Assegna ruoli, responsabilità e tempi
🔹 Utilizza strumenti di gestione come la Matrice RACI per chiarire chi è responsabile di ogni attività.
🔹 Definisci le dipendenze tra attività per capire quali fasi devono essere completate prima di iniziarne altre.
🔹 Stabilisci le tempistiche per ogni attività, utilizzando strumenti come il diagramma di Gantt per visualizzare il flusso di lavoro.
Esempio: Se la produzione dello stampo richiede 4 settimane e i test devono avvenire subito dopo, pianificare in anticipo le risorse necessarie evita ritardi nella consegna finale.
Conclusione: Perché la WBS è un pilastro del Multi Project Management?
Implementare la Work Breakdown Structure nei tuoi progetti significa trasformare un’attività complessa in un processo organizzato e prevedibile.
✔ Più controllo sull’avanzamento dei progetti
✔ Migliore gestione delle risorse condivise tra più progetti
✔ Riduzione di sprechi e inefficienze grazie a una pianificazione dettagliata
✔ Miglior coordinamento tra team con ruoli e responsabilità ben definiti
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