I-KNOW
CONTENT MANAGEMENT
I-Know è una piattaforma software Enterprise Content Management (ECM) web-based, modulare, che consente la completa digitalizzazione dell’informazione e della documentazione gestita in azienda.
Permette di gestire in modo coerente ed efficiente i documenti e i relativi processi di business; offre alle aziende la possibilità di registrare i documenti indipendentemente dal loro formato, archiviarli in modo sicuro e accedere rapidamente al loro contenuto.
- Piattaforma Low Code: I-Know può essere configurato in modo semplice da tutti gli utenti, senza avere particolari competenze in ambito informatico;
- Accessibilità: permette l’accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e device;
- Piattaforma collaborativa: rende possibile la condivisione dei documenti e la loro compilazione a più mani, permettendo il monitoraggio in tempo reale del workflow dei processi;
- Report designer: grazie al tool specifico è possibile realizzare layout grafici personalizzati (o modelli già in uso in azienda) per produrre documenti in vari formati;
- Integrazione: è facilmente integrabile con qualsiasi applicativo già presente in azienda;
- Workflow designer: permette il management dei processi interni alla struttura aziendale, eseguendo workflow e flussi approvativi e/o di avanzamento delle fasi che compongono i processi stessi.
I moduli di I-Know più richiesti dalle aziende riguardano:
• Modulo PRF1 dedicato alla preventivazione e offerte;
• Modulo MAN1 per la gestione e il controllo della manutenzione, programmata e di emergenza, degli asset. Inoltre genera automaticamente i relativi piani di intervento per gli operatori;
• Modulo MAN2 permette di gestire l’anagrafica delle attrezzature, dei macchinari, degli impianti, la relativa documentazione tecnica, la gestione dei piani di intervento e dei rapporti di attività, nonché la gestione delle segnalazioni relative ai guasti;
• Modulo TOTQ offre un concreto supporto digitale nell’ambito della documentazione del sistema qualità, dei certificati di conformità, gestione delle non conformità, reclami cliente, report 8D, controlli qualità in produzione, audit interne e verso fornitori, riesame della qualità, la taratura degli strumenti di misura e controllo;
• Modulo HRRT per la gestione relativa all’anagrafica dei dipendenti, la formazione e la sicurezza.
Oltre alle sezioni citate, grazie alle sue infinite possibilità di configurazione I-Know si adatta ai più svariati ambiti di applicazione, dalla gestione dei buoni pasto e del sistema mensa alla declinazione di I-Know come CRM.
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FAQ
Qualche informazione utile
La digitalizzazione può partire da un singolo reparto, processo o flusso critico, mantenendo una logica vicina al modo in cui l’azienda già lavora. Questo riduce il rischio di progetto, facilita l’adozione da parte degli utenti e permette di misurare rapidamente i primi benefici.
Sì. La gestione documentale può essere collegata a qualità, manutenzione, commesse, reparti, sedi e sistemi aziendali. Questo permette di evitare duplicazioni, versioni non controllate, passaggi manuali e dispersione delle informazioni tra cartelle, email, carta e strumenti separati.
Con una gestione documentale centralizzata è possibile controllare versioni, autorizzazioni, approvazioni, revisioni e accessi. Ogni utente può trovare l’ultima versione valida del documento corretto, riducendo errori operativi, non conformità e perdita di tempo nella ricerca delle informazioni.
Sì. Una gestione digitale dei documenti facilita audit, certificazioni e controlli qualità perché rende più semplice dimostrare tracciabilità, storicità delle revisioni, controllo degli accessi e corretto utilizzo delle procedure. Questo riduce il lavoro manuale nella preparazione degli audit.
Sì. La digitalizzazione non richiede necessariamente di eliminare subito tutta la carta. Si può partire dai flussi più critici, digitalizzare progressivamente documenti e procedure, e accompagnare gli utenti verso un uso più ordinato, tracciabile e accessibile delle informazioni.