Scenari sempre più variabili; la metodologia che può fare la differenza strategica!
Nel mondo aziendale, dove l’adattabilità ai continui cambiamenti è fondamentale, la competitività dipende sempre più dalla capacità di gestire diversi progetti contemporaneamente, rispettando tempi di consegna e ottimizzando le risorse disponibili. Come possono le imprese affrontare queste sfide complesse?
È qui che può entrare in gioco un valido alleato, il Multi Project Management (MPM): una metodologia che consente alle aziende di pianificare, eseguire e monitorare più progetti (o commesse) in parallelo, evitando sprechi, ottimizzando le risorse e prevenendo ritardi delle consegne.
Perché è fondamentale?
- Gestione ottimizzata delle risorse → Risorse umane, macchinari e materiali vengono distribuiti in modo efficiente tra le commesse; si evitano sovraccarichi di lavoro.
- Maggiore controllo su tempi e costi → Permette di rispettare le scadenze senza sforare il budget né compromettere la qualità.
- Riduzione dei colli di bottiglia → Previene situazioni in cui una lavorazione si blocca a causa di ritardi in altre fasi di produzione.
- Miglioramento del coordinamento tra reparti → Marketing, Commerciale, R&D, Produzione, Ufficio Tecnico, Logistica e così via lavorano in sinergia, evitando sovrapposizioni o rallentamenti.
- Maggiore competitività sul mercato → Essere in grado di gestire più progetti contemporaneamente aumenta la capacità produttiva e la soddisfazione del cliente.
Esempio pratico:
Un’azienda metalmeccanica che produce stampi per termoformatura può avere più ordini da clienti diversi, ognuno con specifiche e scadenze differenti. Il Multi Project Management aiuta l’azienda a organizzare la produzione, evitare ritardi, simulare differenti scenari di processo, ottimizzare l’impiego delle risorse umane, l’uso dei macchinari CNC e dei vari asset.
Ma che cosa è un progetto?
Un progetto può essere definito come un insieme di attività, complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione.
Stefano Tonchia e Fabio Nonino
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Un progetto è dunque un insieme di attività collegate tra loro che puntano a raggiungere un obiettivo preciso. Per farlo, serve un lavoro di squadra ben coordinato, rispettando tempi e risorse disponibili.
Come funziona concretamente il Multi Project Management? Vediamolo attraverso le sue 5 fasi fondamentali:
- Avvio
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio
- Chiusura
Le 5 fasi del Multi Project Management
Per implementare in maniera efficace il Multi Project Management è fondamentale seguire un ciclo di gestione ben strutturato.
1. Avvio: Definizione degli Obiettivi e delle Priorità
In questa fase iniziale vengono stabiliti gli obiettivi e le priorità di ogni progetto. È essenziale valutare quali iniziative sono strategiche per l’azienda e come possono essere integrate nel quadro complessivo.
Cosa fare in questa fase?
- Definire i progetti da gestire contemporaneamente
- Definire gli obiettivi generali e i risultati attesi, identificare vincoli di produzione, materiali disponibili e carichi di lavoro
- Definire il team coinvolto per ogni progetto e i KPI di riferimento
Esempio pratico: Un’azienda di lavorazioni meccaniche ha ricevuto tre commesse contemporanee per la produzione di componenti destinati a settori diversi (automotive, aerospaziale e packaging) e ne ha diverse altre già in fase di realizzazione. In questa fase, la direzione definisce quali commesse hanno la priorità in base a scadenze e margini di profitto.
2. Pianificazione: strutturare i progetti e allocare le risorse
Una buona pianificazione è la chiave per evitare colli di bottiglia e sprechi di risorse. Ogni progetto deve avere un piano chiaro che includa task, tempistiche e allocazione delle risorse.
Strumenti utili per questa fase:
- Indicatori grafici per visualizzare le tempistiche di ogni progetto
- Software per pianificare i processi e la capacità produttiva per evitare sovraccarichi nei reparti
- Software ERP per integrare ordini, fornitori, fabbisogni e così via
Esempio pratico: Un’azienda che produce componenti meccanici per l’industria automobilistica deve gestire le attività dei vari reparti e risorse con performance differenti. La fase di pianificazione, con a supporto la conoscenza delle skills, permette di simulare e ottimizzare i flussi di tutti i processi, dalla R&D fino al collaudo, arrivando a definire il Piano dei Progetti.
3. Esecuzione: sviluppo e coordinamento dei progetti
Ora si passa all’azione: ogni team lavora sulle proprie attività secondo il piano stabilito (Pianificazione). Il coordinamento è essenziale per mantenere allineati i progetti, evitando ritardi e problemi di comunicazione.
Cosa fare in questa fase?
- Dichiarare puntualmente l’avanzamento delle attività da parte di ogni risorsa coinvolta nei processi
- Prevenire e gestire eventuali problemi o ritardi
- Assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che le risorse abbiano istruzioni chiare sulle attività da eseguire
Esempio pratico: Un’azienda che progetta e costruisce impianti di automazione deve assicurarsi che ogni macro-fase del processo venga alimentata costantemente dalla precedente.
4. Monitoraggio: controllare i progressi e risolvere le criticità
Durante l’esecuzione è essenziale monitorare lo stato di avanzamento di ogni progetto e identificare eventuali criticità.
Strumenti utili per il monitoraggio:
- Dashboard KPI per misurare i progressi e l’efficienza produttiva
- Report di avanzamento per aggiornare i clienti
- Analisi dei rischi per prevenire ritardi o problemi di budget
Esempio pratico: Un’azienda che realizza carpenteria metallica deve monitorare le saldature e la verniciatura per evitare che difetti nei pezzi portino a scarti e costi aggiuntivi.
5. Chiusura: conclusione e valutazione dei risultati
Una volta completati i progetti si passa alla fase di chiusura e analisi dei risultati. Questo passaggio permette di valutare le performance e raccogliere insight per migliorare i processi futuri.
Attività fondamentali:
- Verificare che la consegna sia avvenuta nei tempi stabiliti
- Analizzare eventuali ritardi o sprechi di risorse per migliorare i cicli successivi
- Aggiornare la documentazione aziendale per progetti simili futuri
Esempio pratico: Un’azienda specializzata in stampi per pressofusione rivede i tempi di produzione e identifica aree di miglioramento per ridurre il lead time delle future commesse
Perché adottare il Multi Project Management?
Implementare una strategia efficace di MPM significa trasformare il modo in cui un’azienda gestisce i propri progetti, rendendo l’organizzazione più agile, efficiente e competitiva.
Oggi le imprese operano in mercati sempre più dinamici, dove le richieste dei clienti sono in continua evoluzione e le scadenze sempre più stringenti. In questo contesto, affidarsi a metodi tradizionali di gestione progetti può risultare insufficiente, soprattutto quando le risorse aziendali devono essere distribuite tra più progetti contemporaneamente.
Il futuro della gestione aziendale è nella capacità di gestire più progetti in parallelo in modo strutturato ed efficace.
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