Troppi progetti, troppe richieste… e non sai dove intervenire?
Una delle sfide più comuni nel Multi Project Management è capire chi sta facendo cosa, quanto tempo ci mette e quando sarà disponibile.
Se le risorse non sono bilanciate correttamente, il rischio è quello di ritardi, inefficienze o, peggio ancora, un team sovraccarico che perde motivazione e produttività.
In questo articolo ci focalizziamo su uno strumento tanto semplice quanto cruciale: gli indicatori del carico di lavoro.
Un vero e proprio termometro della capacità operativa dell’azienda, che ti aiuta a prevenire i colli di bottiglia e ad allocare le risorse in modo intelligente.
Cosa sono gli indicatori del carico di lavoro?
Gli indicatori del carico di lavoro misurano la quantità di attività assegnate e svolte da una risorsa (una persona, un team, una macchina) in un determinato arco di tempo.
Possono essere rappresentati in:
- Ore pianificate e realizzate per giorno/settimana
- % di saturazione della risorsa
- Numero di attività simultanee assegnate e concluse
Il loro obiettivo?
Capire se una risorsa è sotto-utilizzata, ben bilanciata o sovraccarica.
Perché sono fondamentali nel Multi Project Management
Nel contesto del Multi Project Management, dove le stesse risorse possono essere coinvolte in progetti diversi, questi indicatori ti permettono di:
✅ Distribuire il lavoro in modo equo ed efficace
✅ Evitare conflitti tra progetti per l’uso delle stesse risorse
✅ Pianificare i progetti in base alla capacità reale, non teorica
✅ Individuare tempestivamente i sovraccarichi prima che causino ritardi
Esempio pratico:
Un’azienda metalmeccanica sta gestendo 4 progetti in contemporanea. Il reparto CNC è sempre coinvolto e lavora su turni stretti.
Grazie a chiari indicatori grafici, il responsabile produzione si accorge che, a seguito di alcuni imprevisti, la settimana successiva il team CNC sarà oltre il 120% della capacità.
La soluzione?
Riprogrammare, grazie allo schedulatore integrato, alcune attività meno urgenti e posticipare le fasi finali di una commessa già in anticipo.
Risultato: zero stress, nessun ritardo e nessun extra costo.
Come si calcolano (e visualizzano) questi indicatori?
Gli strumenti moderni di project management, o i moduli ERP dedicati alla pianificazione, permettono di generare report dinamici con:
- Grafici a barre con la percentuale di carico giornaliero o settimanale
- Planner con i task assegnati per ciascuna risorsa
- Alert automatici per sovraccarichi (es. oltre l’80% della capacità)
L’obiettivo non è solo “vedere i dati”, ma usare i dati per prendere decisioni migliori ed anticipare eventuali criticità. L’importante è avere una visione chiara e condivisa del carico complessivo.
Come si integrano con gli altri strumenti di gestione?
Gli indicatori del carico di lavoro non vivono isolati. Al contrario, dialogano con gli altri strumenti di gestione:
- WBS → ti dice cosa fare, ma non quanto carico implica
- Gantt → ti mostra quando fare le attività, ma serve sapere se c’è disponibilità
- EVM → ti aiuta a capire se hai rispettato tempi e costi… ma solo se il carico era ben gestito
Con questi strumenti, gli indicatori diventano ancora più utili: ti permettono di agire prima che il problema si manifesti. Il progetto diventa più realistico, sostenibile e misurabile.
I vantaggi per l’azienda (e per le persone)
✔ Progetti più prevedibili
✔ Team meno stressati e più produttivi
✔ Minor rischio di rallentamenti per mancanza di risorse
✔ Decisioni più rapide e basate su dati concreti
✔ Allocazione intelligente delle competenze interne
Conclusione: se non lo misuri, non lo puoi gestire
Nel Multi Project Management, dove tutto è interconnesso, non puoi pianificare efficacemente senza sapere quanto stanno già lavorando le tue risorse.
Gli indicatori del carico di lavoro sono strumenti chiave per evitare sovraccarichi, rispettare le scadenze e migliorare l’efficienza operativa.
E la buona notizia è che integrarli nei tuoi processi è più semplice di quanto pensi.
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