Definire le priorità per guidare l’efficienza
Uno dei problemi più ricorrenti nella gestione multiprogetto (Multi Project Management, MPM) è la difficoltà nel definire priorità chiare e condivise.
Quando più team lavorano contemporaneamente su iniziative diverse, con risorse comuni e scadenze ravvicinate, il rischio di sovraccarico operativo e di conflitto tra progetti cresce rapidamente.
In questo scenario stabilire le priorità non significa semplicemente decidere “cosa fare prima”, ma comprendere come ogni progetto contribuisce agli obiettivi complessivi dell’azienda. La prioritizzazione diventa quindi un processo continuo, che richiede metodo, dati e comunicazione, per ottimizzare tempi e risorse senza compromettere la qualità del lavoro.
Perché la mancanza di priorità genera conflitti
Molte organizzazioni sperimentano quotidianamente le conseguenze di una pianificazione poco allineata tra reparti.
Quando ogni area persegue obiettivi propri, senza una gerarchia di priorità condivisa a livello aziendale, emergono effetti collaterali evidenti:
- risorse impegnate su troppi progetti contemporaneamente
- competenze chiave allocate in modo inefficiente
- frizioni tra team su urgenze e scadenze
- difficoltà nel capire il reale stato di avanzamento del portfolio
Un sistema di MPM efficace deve quindi prevedere regole di priorità chiare e strumenti di analisi oggettiva, capaci di supportare le decisioni quotidiane, soprattutto in presenza di vincoli o situazioni di emergenza.
Tecniche per stabilire le priorità nei progetti multipli
Nel tempo sono state sviluppate diverse metodologie per aiutare le aziende a dare ordine alle priorità. Alcune sono semplici e immediate, altre più strutturate, ma tutte possono essere utili se applicate correttamente.
La matrice di Eisenhower: distinguere urgenza e importanza
La matrice di Eisenhower è uno strumento noto, ma ancora molto efficace. Classifica attività e progetti in base a due criteri: urgenza e importanza, suddividendoli in quattro categorie:
- urgenti e importanti → da affrontare subito
- importanti ma non urgenti → da pianificare
- urgenti ma poco importanti → da delegare
- né urgenti né importanti → da rimandare o eliminare
Nel Multi Project Management questa logica può essere applicata a livello di progetti, aiutando a evitare che l’urgenza del momento prevalga sempre sull’importanza reale.
Immagine che illustra la matrice di Eisenhower
MoSCoW: dare un ordine al “possibile”
Un approccio più strutturato è il metodo MoSCoW, che suddivide progetti o requisiti in quattro categorie:
- Must have: indispensabili
- Should have: importanti ma non critici
- Could have: opzionali
- Won’t have: da escludere o rimandare
Questa tecnica è particolarmente utile nei contesti dove è necessario negoziare le priorità tra direzione, responsabili di progetto e reparti operativi, creando una scala chiara e condivisa.
Weighted Scoring: quando servono i dati per decidere
Quando il numero di progetti cresce e la complessità aumenta, può essere utile adottare un approccio basato su punteggi ponderati.
Il modello di weighted scoring assegna un valore numerico a diversi criteri, come:
- allineamento agli obiettivi aziendali
- benefici attesi
- costi e complessità
- impatto sulle risorse
- livello di rischio
Ogni criterio ha un peso specifico, che può variare in base alla fase aziendale o alle priorità del momento. Il risultato è un indice che consente di ordinare i progetti in modo oggettivo, riducendo decisioni basate su percezioni o pressioni contingenti.
Coinvolgere le persone per ridurre i conflitti
Le tecniche, da sole, non bastano.
Le priorità funzionano davvero solo se le persone coinvolte ne comprendono il senso e condividono i criteri adottati. Per questo il MPM deve favorire un dialogo costante tra direzione, PMO e reparti operativi, con l’obiettivo di:
- allineare aspettative e obiettivi
- definire standard comuni di priorità
- prevenire sovrapposizioni e attività duplicative
Quando i team partecipano alle scelte, diminuiscono i conflitti e aumenta la percezione di equità nell’allocazione delle risorse.
Prevenire il sovraccarico: quando dire “no” diventa una scelta strategica
Nel Multi Project Management, dire “no” a un nuovo progetto non significa rinunciare a un’opportunità, ma proteggere la sostenibilità dell’intero sistema.
Ogni organizzazione ha una soglia oltre la quale l’aggiunta di nuove iniziative rischia di compromettere quelle già in corso.
Gestire correttamente le priorità aiuta a riconoscere questa soglia, prevenendo il sovraccarico delle risorse e migliorando la qualità complessiva dei risultati. In questo senso, la prioritizzazione diventa uno strumento di equilibrio, non di rinuncia.
Il ruolo della tecnologia nel supporto alle decisioni
In contesti multiprogetto, dove dati, scadenze e responsabilità si intrecciano, mantenere una visione d’insieme senza strumenti adeguati è estremamente complesso.
Le piattaforme evolute di gestione progetti consentono di:
- visualizzare in tempo reale le priorità
- analizzare la saturazione delle risorse condivise
- simulare scenari alternativi
- allineare direzione, PMO e team operativi in un unico ambiente
Questo approccio permette di passare da una gestione reattiva a una gestione più consapevole e strutturata del portfolio progetti.
Strumenti a supporto: la gestione delle priorità con Hi Plan MPM
Per rendere operative queste logiche, è fondamentale disporre di strumenti che traducano i criteri di priorità in dati, visualizzazioni e simulazioni concrete.
Hi‑Plan MPM, sviluppato da Tecnovation, supporta la gestione di progetti multipli offrendo visibilità su carichi, risorse e dipendenze, e aiutando i responsabili a:
- applicare criteri di prioritizzazione personalizzabili
- valutare l’impatto di ogni progetto sull’intero portfolio
- ridurre conflitti tra team e colli di bottiglia
- prendere decisioni basate su informazioni aggiornate e condivise
Se nella tua organizzazione la gestione delle priorità è una sfida quotidiana, può essere utile approfondire come Hi‑Plan MPM supporta una pianificazione più ordinata e sostenibile.
Conclusione
Gestire le priorità nel Multi Project Management significa saper scegliere con equilibrio, giorno dopo giorno.
Attraverso metodi chiari, criteri condivisi e strumenti adeguati, è possibile ridurre il sovraccarico, limitare i conflitti e migliorare la coordinazione tra progetti.
Nel MPM l’efficacia non dipende dal numero di iniziative avviate, ma dalla chiarezza con cui si decide quali meritano davvero attenzione.
