In molte PMI del settore metalmeccanico la gestione dei documenti rappresenta ancora oggi un rallentamento alla produttività. Ordini, report qualità, istruzioni di lavorazione, documenti di manutenzione e HR circolano spesso in modi frammentati: file dispersi su singoli PC, cartelle condivise poco organizzate, documenti cartacei che si muovono fisicamente tra i reparti. Le approvazioni si perdono tra e-mail e firme manuali, creando volatilità e confusione nella catena informativa.
Il risultato? Perdita di tempo, rischi crescenti di errori operativi e costi occulti dovuti a inefficienze nella ricerca delle informazioni, contestazioni, rilavorazioni e mancato allineamento con le normative ISO o IATF.
Quando la carta rallenta l’azienda
La documentazione tecnica non è solo “carta” da archiviare, ma contenuto critico per la gestione quotidiana e la competitività di un’azienda del comparto della meccanica, stampi e stampaggio. Le criticità emergono quando i documenti:
- risultano difficili da reperire o mal catalogati,
- non sono aggiornati o condivisi tra i reparti,
- circolano in versioni non controllate,
- vengono smarriti, duplicati o non sono tracciati adeguatamente.
Questi fattori amplificano i rischi di errore, ritardi nei processi produttivi e rischi di non conformità.
Cosa chiedono oggi le PMI metalmeccaniche: controllo, ordine, velocità
Le imprese del settore stampi, stampaggio e più in generale della meccanica hanno bisogno di strumenti pratici ed efficaci. Responsabili qualità, uffici tecnici, produzione e amministrazione devono poter:
- acquisire facilmente documenti da ogni fonte (mail, ERP, moduli esterni, fornitori),
- organizzarli secondo logiche aziendali (per commessa, cliente, macchina o reparto),
- automatizzare workflow approvativi (richiesta, verifica, rilascio, revisione),
- controllare accessi e tracciabilità per finalità di audit e certificazione,
- trovare rapidamente ogni informazione, anche da mobile o da remoto.
Il tutto senza appesantire il lavoro degli utenti, ma semplificando i processi.
Paperless: il valore aggiunto della digitalizzazione sostenibile
Il vero plus per le PMI oggi è l’impatto ambientale della gestione documentale digitale. Digitalizzare la documentazione significa:
- ridurre drasticamente l’utilizzo di carta, stampanti e toner,
- recuperare spazio fisico precedentemente occupato dagli archivi cartacei,
- abbattere i costi di gestione legati alla stampa e all’archiviazione tradizionale,
- diminuire le emissioni indirette di CO₂ legate alla produzione, trasporto e smaltimento dei materiali cartacei.
Secondo stime accreditate, ogni dipendente può arrivare a consumare oltre 13.000 fogli di carta ogni anno: la conversione verso un modello paperless consente di evitare l’abbattimento di alberi, il consumo di acqua ed energia e la produzione di rifiuti, rendendo ogni azienda più sostenibile e competitiva.
Inoltre la gestione documentale elettronica consente di:
- contribuire fattivamente a strategie ESG e migliorare la reputazione aziendale,
- facilitare lo smart working, abbassando le emissioni da spostamento,
- rendere più semplice la rendicontazione ambientale richiesta dalle normative più attuali.
La risposta concreta: I-Know di Tecnovation
A tutte queste esigenze risponde I-Know, la piattaforma software ECM (Enterprise Content Management) web-based e modulare sviluppata da Tecnovation.
Caratteristiche distintive di I-Know
🔹Digitalizzazione dell’intero ciclo di vita della documentazione: dall’acquisizione all’archiviazione digitale, per ogni tipo di formato.
🔹Automazione dei flussi documentali tra reparti, sedi e soggetti esterni.
🔹Archiviazione sicura, catalogazione personalizzabile e ricerca rapida e sicura dei documenti, anche da mobile.
🔹Policy per profilazione accessi, tracciamento revisioni, versioning e automatizzazione degli iter approvativi.
🔹Integrazione agile con sistemi ERP, CRM, CAD, MES, anche tramite API REST, per una gestione omogenea dei processi senza duplicazioni o dispersioni.
Esempi di applicazione nel settore stampi e stampaggio
– Gestione digitale degli ordini di lavorazione, cicli di manutenzione stampi, audit qualità e reclami.
– Documentazione tecnica sempre aggiornata e a portata di mano per l’ufficio tecnico e la produzione.
– Piani di manutenzione programmata e interventi tracciati per singolo impianto o stampo.
– Tracciabilità della formazione e della sicurezza degli operatori, con archiviazione di attestati e DPI all’interno di schede digitali del personale.
I vantaggi misurabili con I-Know
|
Efficienza operativa |
riduzione dei tempi di ricerca e recupero documenti, diminuzione dei margini di errore, semplificazione degli audit e delle certificazioni. |
|
Sostenibilità ambientale |
abbattimento del consumo di carta e risorse correlate, riduzione degli sprechi; contribuendo alla responsabilità sociale d’impresa e migliorando la reputazione sul mercato. |
|
Flessibilità e sicurezza |
consultazione ovunque e da ogni device, sistemi di controllo degli accessi e centralizzazione delle informazioni. |
|
Risparmio economico |
eliminazione di costi di stampa, archiviazione fisica, spedizioni e rilavorazioni. |
|
Prontezza per la transizione digitale e green |
facilità di integrazione con i requisiti delle transizioni 4.0 e 5.0 e per la conformità alle nuove logiche di mercato e filiera. |
L’innovazione, con I-Know, è già una realtà accessibile ad ogni PMI.
Scopri di più sulla pagina di I-Know!
